Переходы внутри раздела

Кейсы CRM

Case / patent bureau

CRM для патентного бюро и автоматическая обработка писем Роспатента

Кейс для юридической команды, где важно не просто вести сделки, а автоматически привязывать письма ведомства к нужным делам, менять статусы, хранить вложения, готовить документы и видеть работу менеджеров в одном окне.

amoCRM Роспатент Почта → CRM СБИС / ЭДО Yandex Disk AI-контроль

Собрать КП О компании

100%

целевой автоматический матчинг писем Роспатента к нужным делам

90%

минимизация ручного поиска писем, статусов и вложений по проектам

1 окно

для сделок, переписки, документов, задач, ЭДО и контроля сроков

Цели клиента

Что должно получиться на выходе

Перейти на CRM с глубокой автоматизацией и интеграциями без потери текущих процессов.
Связать письма Роспатента с конкретными делами, а не просто с контактами.
Автоматически менять этапы сделок по номеру заявки и коду статуса.
Хранить письма, вложения и документы в логике конкретного дела.
Получить единый инструмент для КП, счетов, договоров и отправки через ЭДО.
Усилить контроль менеджеров через коммуникации, аналитику и AI-сигналы.

Что болит сейчас

Где текущая схема ограничивает рост

Письма видны на контакте, а не в разрезе конкретной заявки или дела.
Нет надёжной логики, которая меняет этап сделки после события от ведомства.
Вложения приходится искать и раскладывать вручную по разным папкам.
Часть интеграций работает нестабильно или не закрывает нужный сценарий.
Документы, ЭДО, коммуникации и аналитика не собраны в один предсказуемый процесс.
Руководитель не видит потери по срокам и качеству обработки дел в одном экране.

Архитектура решения

Что внедряется в рамках проекта

Это не просто перенос в новую CRM. Проект собирает один рабочий контур для сделок, переписки, документов, ЭДО, файлов и контроля команды.

CRM-ядро

amoCRM как основная система: воронки, статусы дел, карточки сделок, задачи, роли и права доступа для команды.

Почта → CRM

Парсинг входящих писем от Роспатента, поиск номера заявки, автоматическая привязка к делу и смена этапов по правилам.

Документы и ЭДО

КП, счета, договоры и шаблоны прямо из карточки сделки плюс сценарии отправки через СБИС, Эльбу или другой ЭДО-контур.

Коммуникации

Почта, телефония, Telegram и другие каналы собираются в единую историю взаимодействия по конкретному делу.

Файловое хранилище

Yandex Disk или аналог для вложений, решений, переписки и документов с быстрым доступом прямо из CRM.

AI-модуль

Анализ звонков и переписок, подсветка рисков, потерянных сроков, слабых мест менеджеров и управленческие отчёты для руководителя.

Ключевая автоматизация

Как должна работать корреспонденция от Роспатента

Письмо перестаёт быть отдельным событием в почте и становится частью конкретного дела: со статусом, вложениями, ответственным и следующим шагом по процессу.

Что приходит

Письмо на единый почтовый ящик команды.
В теме или теле письма указан номер заявки.
Во вложении или тексте есть идентификатор и код статуса.
Документ ведомства нужно сохранить к правильному делу.

Что делает система

Считывает номер заявки и код статуса.
Находит соответствующую сделку в CRM.
Сохраняет письмо и вложение в карточке дела и в хранилище.
Меняет этап сделки по заранее заданному правилу и уведомляет ответственного.

Пример: письмо со статусом «решение регистрации — отказ» автоматически переводит дело на этап «Отказ» без ручного поиска, прикрепления файла и смены этапа сделки.

Этапы проекта

Как будет построена работа

Предварительный аудит

Фиксируем процессы, статусы дел, типы заявок, документы, роли и текущую логику CRM, чтобы собрать базу для технического задания.

Пилот на одном менеджере

Проверяем почтовый парсинг, правила статусов и удобство новой CRM на ограниченном контуре без переноса всей команды.

Поэтапный перенос

Мигрируем данные, пользователей, воронки и документы, проверяем сценарии на реальных делах и обучаем команду.

Сопровождение и стабилизация

Дорабатываем правила, убираем слабые места, усиливаем аналитику и помогаем команде закрепить новую логику работы.

Ожидаемый результат

KPI и бизнес-эффект

Показатель	Цель
Привязка писем Роспатента к делам	100% автоматический матчинг
Ручной поиск писем и файлов	Снижение минимум на 90%
Изменение этапа по статусу ведомства	Автоматическое действие без ручной обработки
Документы и вложения по сделке	Единое место хранения в карточке и Disk
Потерянные сроки и уведомления	Сильное снижение после запуска, точная метрика фиксируется на аудите
Подготовка КП, счетов и договоров	Сокращение времени подготовки и меньше ручных ошибок

Сроки и оценка

Предварительная рамка проекта

Блок	Оценка	Комментарий
Подготовка итогового КП	До понедельника	Для обсуждения на планёрке клиента и согласования логики проекта
Разработка модуля почтового парсинга	от 150 000 ₽	Предварительная оценка, уточняется после аудита и финального ТЗ
Срок разработки парсера	2–6 недель	Зависит от правил обработки, структуры писем и тестирования на реальных кейсах
Общий проект	1,5–3 месяца	Аудит → пилот → перенос → обучение → стабилизация

Состав сметы

Как удобно разбить бюджет в КП

Обязательные статьи

Аудит и проектирование логики.
Лицензии amoCRM и базовая инфраструктура.
Разработка почтового парсера и правил матчинга.
Миграция данных из старой CRM.
Настройка воронок, этапов, напоминаний и задач.
Почта, телефония, Telegram, Disk и базовый ЭДО-контур.

Опциональные статьи

Углублённые сценарии ЭДО и автоматические документы.
AI-анализ звонков, переписок и действий команды.
Дашборды и расширенная управленческая аналитика.
Дополнительные шаблоны документов и отчётов.
SLA-сопровождение после запуска проекта.

Следующие шаги

Что делаем после согласования

Подтверждаем ответственного и канал отправки финального КП.
Согласуем мини-аудит и выгрузку данных из текущей CRM.
Фиксируем обязательные и опциональные модули в смете.
Подтверждаем пилотный этап, сроки и команду внедрения.
Запускаем первый этап проекта и собираем тестовый контур.